part of business letter and style of
business letter
part of business letter
1.
Letter
Head (Kop surat)
Kop surat atau kepala surat adalah bagian teratas
pada sebuah lembaran surat. Kop surat biasanya terdiri dari nama, alamat, dan
logo dari pemilik surat yang bersangkutan. Biasanya logo diletakkan pada bagian
latar belakang surat.
2.
Reference/File
number (Referensi/Nomor file)
Referensi/Nomor File berguna untuk merujuk pada
surat sebelumnya yang terkait dengan surat yang dibuat pada saat ini. Meskipun
hal ini tidak diperlukan, menambahkan nomor referensi disarankan dalam banyak
kasus.
Tanggal pembuatan surat harus disebutkan dalam
setiap surat. Tanggal surat dapat dituliskan disisi kanan maupun kiri surat,
tanggal tersebut dapat ditulis dalam berbagai format. Contoh format penulisan
tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan July 12, 2013.
4. Recepient’s Address (Alamat penerima
surat)
Bagian
ini berisi nama penerima surat, jabatan, dan nama perusahaan beserta alamatnya.
Jika pembuat surat tidak yakin atau tidak mengetahui nama penerima surat yang
dituju, pembuat surat dapat langsung menuliskan jabatannya, seperti “Director
of Financial”.
5.
Attention Line
Attention line digunakan untuk menunjukkan kepada siapa
surat itu harus disampaikan, attention line biasanya berisi nama penerima atau
departemen tertentu yang akan dituju.
6. Salutation (Salam
Pembuka)
Bagian ini berisi cara penulis surat menyapa penerima surat secara
formal. Contoh salam pembuka yang biasa digunakan yaitu “Dear Sir”,
“Gentlement”, “Dear Sir or Madam”.
7. Subject of The Letter (Perihal)
Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud
dari surat yang diterima, misalnya Apology, Invitation, dan lain sebagainya. Subject
of The Letter (Perihal) merupakan bagian optional dari business letter, artinya
kita bisa mencantumkannya atau tidak.
8. Body of The Letter (Isi surat)
Tubuh surat/Isi surat merupakan tempat dimana penulis surat
menuliskan hal yang ingin disampaikan. Tubuh surat adalah bagian tengah surat,
itulah sebabnya disebut tubuh surat. Bagian ini memenuhi tujuan surat, seperti
permintaan maaf, ucapan selamat, penerimaan pesanan, keluhan, dan lain
sebagainya. Isi surat sebaiknya ditulis dengan efektif dan efisien.
9. Complimentary Closing (optional)
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat
anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely
yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir
penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4
baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda
tangan.
10. Signature
Bagian ini adalah tanda tangan penulis,
biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru
11.
Enclosures
Jika sebuah surat berisi dokument atau
lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran
tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumlah lampiran)”, misalkan
“Enclosure (6)”.
12. Postscript
Postscript
terletak dua spasi di bawah tanda tangan atau inisial referensi . Merupakan
catatan singkat yang ditambahkan ketika mengakhiri sebuah surat. Diletakan pada
bagian kiri bawah surat, sebelum bagian CC. Contoh :
- P. S. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in
vulputate velit esse molestie consequat, vel illume u feuqiat nulla facilisis.
13. Carbon Copy Natation (
Tembusan Surat )
Bagian ini digunakan
untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga
dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri
bawah surat.
Contoh business letter
MALINDO
CORPORATION
1024 Jl. Jend.
Soedirman
Bandung 40183 – West
Java
INDONESIA
Phone 617-256 Cable : Malinco
Ref.
LM/DY 23rd
July, 2013
Miyoshi Trading Company
024-17 Homura Chome
Ichigawa-Tokyo
Japan
Dear Sirs,
MIYOSHI ELECTRIC KEY TELEPHONE
We are interested in your Key Telephone
advertised in Kompas a few days ago. Would you please send us your full details
and prices of all Miyoshi products you hold in stock, also details of trade
discount and terms of payment.
If you can quote us your competitive prices,
we may place our substantial order with you soon.
We look
forward to receiving your early reply.
Yours
faithfully,
FOR
MIYOSHI CORPORATION
Lucy Mamora
Chief buyer
style of business letter
1.
Full Block Style(Block
Format)
Pada penulisan Full Block style : Business
letter biasanya berada pada rata kiri seperti letter
head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary
close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi
rata kiri.
177
Atlantic Avenue
Boston,
Massachusetts 02140
May
04, 2013
Director
of Admissions
Harvard
University
Cambridge,
Massachusots 02138
Dear
Sir,
I
am interested in attending Harvard University to study business. Please send me
the appropriate application forms and any information you have about the
undergraduate business program. I will also need to know the necessary
information about TOEFL, requirements because English is not my native
language. I look forward to hearing from you .
Sincerely,
Hasan
Halkali
Hasan
Halkali
2. Contoh
Business Letter (Modified Block Format)
Blok dimodifikasi: format ini memiliki
bagian-bagian yang tidak diimbangin. teks sejajar di sisi kiri atas. Hanya
alamat penulisan, tanggal (di layout rata
kiri)
dan surat penutupan bergeser ke tengah atau samping kanan kertas.
143
W. Mulberry Street
Dermott,
AR 71638-1200
December 7, 2009
Mr. Alex P. Perkla
Homemade Construction
571 S. Pecan Street
Dermott, AR 71638-2225
Dear Mr. Perkla
Thank you for helping to make this year’s Friends and Neighbors
Dinner a success.
The tables and benches your crews built, delivered, and set up
were
put to good use. Meals were enjoyed by 376 people who might
otherwise have spent their holiday alone and hungry.
Homemade Construction has a positive reputation in the
community. That reputation is well deserved.
Sincerely
Chuck L. Fosgate, Chair
Friends and Neighbors Dinner
Enclosures
3. Contoh
Business Letter (Semi-block Format)
Semi-Blok fromat : Dalam format ini, teks sejajar kiri dan
semua paragraf dalam surat itu adalah indentasi Format
bentuk pada surat ini pada letter head,
date, complementary close, dan signature berada di posisi rata kanan. Di layout tdk rata kanan,tp bs dibilangg rata tengah. Bagian lain pada surat seperti
inside address, subject, salutation, body of letter, maupun enclosure jika
terdapatnya lampiran surat, berada pada posisi rata kiri.
177 Atlantic Avenue
Boston, Massachusetts 02140
May 04, 2013
Director
of Admissions
Harvard
University
Cambridge,
Massachusots 02138
Dear
Sir,
I am interested in attending
Harvard University to study business. Please send me the appropriate
application forms and any information you have about the undergraduate business
program.
I will also need to know the
necessary information about TOEFL, requirements because English is not my
native language. I look forward to hearing from you .
Sincerely,
Hasan Halkali
Hasan Halkali
4.
Business Latter
Simplified Style
FRIENDS AND NEIGHBORS
516 W. Iowa Street
Dermott, AR 71638-2039
(870) 555-0183
December 7, 2013
Mr. Alex P. Perkla
Homemade Construction
571 S. Pecan Street
Dermott, AR 71638-2225
Holiday Gratitude
Thank you for helping to
make this year’s Friends and Neighbors Dinner a
success.
The tables and benches your
crews built, delivered, and set up were put to
good use. Meals were enjoyed
by 376 people who might otherwise have spent
their holiday alone and
hungry.
Homemade Construction has a
positive reputation in the community. That
reputation is well deserved.
Chuck L. Fosgate, Chair
vu
Enclosures
http://www.belajarbahasainggris.us/2011/11/sample-of-business-letter.html